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KI-Chatbot für Unternehmen, der nur aus Ihren Unterlagen antwortet

Ein Besucher fragt nach Versand, Reklamation oder Öffnungszeiten und erhält eine Antwort aus Ihrer Preisliste, Ihren AGB oder Ihrer Anleitung, mit Verweis auf die konkrete Quelle. Steht die Antwort nicht in den Unterlagen, sagt der Chatbot das offen und bietet den Kontakt zu Ihrem Team an. Er erfindet nichts dazu.

  • Jede Antwort mit Verweis auf die Quelle
  • Der Chatbot auf webforte.cz läuft auf unserem Produkt Dotazio
  • Unterlagen und Gesprächsprotokolle gehören Ihnen
  • Sie sprechen direkt mit dem Hauptentwickler
Chatbot für Ihre Website besprechenSo antwortet der Chatbot

KI-Chatbot für Unternehmen auf einen Blick

Der KI-Chatbot für Unternehmen von Webforte ist ein Assistent für den Kundenservice, der Besuchern Ihrer Website ausschließlich aus Ihren eigenen Unterlagen antwortet: Webseiten, Preislisten, AGB, Anleitungen und häufige Fragen. Zu jeder Antwort liefert er einen Verweis auf die Quelle. Steht die Antwort nicht in den Unterlagen, sagt er das und bietet den Kontakt zu einem Menschen an, statt zu raten. Die Themen, zu denen er antworten darf, legen wir vorab fest, alle anderen Anfragen gibt er weiter. Gespräche werden gespeichert, damit Sie sehen, was Kunden fragen und was in den Unterlagen fehlt. Grundlage ist unser eigenes Produkt Dotazio, ein KI-Chatbot für Gemeinden und Unternehmen, der auch auf webforte.cz läuft. Webforte Technologies s.r.o. (IČO 23364343) sitzt in Prag und arbeitet auch für Kunden aus dem Ausland. Den Preis ermitteln wir nach einem Beratungsgespräch.

So antwortet unser Chatbot

Der Chatbot nutzt das Allgemeinwissen des Sprachmodells nicht als Faktenquelle. Das Modell versteht die Frage und formuliert verständlich, was es in Ihren Unterlagen gefunden hat.

  1. 1

    Frage

    Der Besucher schreibt seine Frage in eigenen Worten, auch mit Tippfehlern oder umgangssprachlich: „Wie lange dauert die Lieferung nach Österreich?“

  2. 2

    Suche in den Unterlagen

    Der Chatbot durchsucht Ihre Unterlagen nach Bedeutung und nach exakten Begriffen und wählt die Passagen aus, die am besten zur Frage passen.

  3. 3

    Antwort mit Quellenangabe

    Die Antwort entsteht nur aus den gefundenen Passagen und enthält einen Verweis auf die Quelle, etwa die Seite Versand oder einen Abschnitt Ihrer AGB.

  4. 4

    Übergabe an einen Menschen

    Fehlt die Antwort in den Unterlagen oder liegt die Frage außerhalb der festgelegten Themen, sagt der Chatbot das und bietet Telefon, E-Mail oder Formular an.

Ergebnis: keine erfundenen Preise, Fristen oder Zusagen. Entweder eine Antwort aus der Quelle oder ein ehrliches „Das weiß ich nicht, hier ist der Kontakt“.

Wann ein Chatbot auf der Website mehr schadet als nützt

Enttäuschungen mit Chatbots haben meist dieselben Ursachen. Wenn Sie eine davon bei Ihrer aktuellen Lösung oder einem Angebot wiedererkennen, sollten Sie sie beheben, bevor der Chatbot mit Kunden spricht.

  • Er erfindet Preise und Fristen

    Ein allgemeiner KI-Chat ohne Anbindung an Ihre Unterlagen antwortet selbstsicher, auch wenn er nichts weiß. Der Kunde beruft sich dann auf einen Rabatt oder eine Lieferzeit, die Sie nie angeboten haben.

  • Er bleibt im Entscheidungsbaum hängen

    Ein regelbasierter Chatbot bietet Schaltflächen an, doch jede unvorhergesehene Frage endet in der Schleife „Ich verstehe nicht, bitte wählen Sie“. Die Besucher schließen den Chat und schreiben eine E-Mail.

  • Er weiß nicht, wann ein Mensch übernehmen muss

    Reklamationen, Beschwerden oder größere Anfragen gehören nicht zu einem Bot. Ohne klar definierte Übergabe verlieren Sie genau die Gespräche, die am meisten zählen.

  • Niemand liest, was Kunden fragen

    Gespräche sammeln sich an, aber niemand wertet aus, welche Antworten in den Unterlagen fehlen. Nach einem halben Jahr antwortet der Chatbot so schlecht wie am ersten Tag.

  • Er bremst die Website aus

    Ein Widget, das zusammen mit der Seite lädt, verschlechtert die Ladezeit auf dem Smartphone. Eine langsamere Website verliert Besucher, bevor sie den Chat überhaupt öffnen.

So bauen wir einen Chatbot, der nichts erfindet

Die Qualität eines Chatbots hängt weniger vom Modell ab als von der Arbeit drumherum: Unterlagen, Suche, Anweisungen und Tests. Das haben wir mit unserem eigenen Produkt Dotazio erprobt.

Die Unterlagen sind die halbe Arbeit

Der Chatbot weiß nichts, was nicht in den Unterlagen steht, und wenn sich Unterlagen widersprechen, antwortet er nach der Version, die er gerade findet. Deshalb prüfen wir vor dem Aufbau Website, PDFs, Preislisten, AGB und interne Standardantworten. Wir suchen Widersprüche (zwei verschiedene Lieferzeiten), veraltete Angaben und Stellen, an denen die Antwort nur im Kopf eines Vertriebsmitarbeiters existiert. Diese Lücken schließen wir gemeinsam. Für jede Unterlage legen wir fest, wer sie bei Ihnen aktuell hält.

  • Verzeichnis der Unterlagen mit Verantwortlichen und letztem Stand
  • Liste der Widersprüche und veralteten Passagen
  • Ergänzung von Antworten, die bisher nirgends schriftlich vorlagen
  • Personenbezogene Daten und interne Preise gehören nicht in die Unterlagen

Eine Suche, die die richtige Passage findet

Der Kunde fragt „Was kostet der Versand nach Österreich?“, in den Unterlagen steht „Lieferung AT“. Deshalb kombinieren wir die Suche nach Bedeutung mit der Suche nach exakten Begriffen, damit der Chatbot auch bei Produktcodes, Paragraphennummern oder Leistungsnamen die richtige Stelle findet. Lange Dokumente teilen wir entlang ihrer Überschriften in sinnvolle Abschnitte, nicht nach Zeichenzahl, damit keine Antwort ein halbes fremdes Kapitel enthält. Jeder Abschnitt behält den Verweis auf die Originalseite, aus dem später die Quellenangabe entsteht.

  • Suche nach Bedeutung und nach exakten Begriffen
  • Aufteilung nach Dokumentstruktur, nicht mechanisch
  • Jede Passage trägt einen Verweis auf ihre Quelle

Anweisungen, die Raten verbieten

Das Modell erhält klare Regeln: Antworte nur aus den übergebenen Passagen, nenne die Quelle, und wenn die Passagen keine Antwort enthalten, sag das und biete den Kontakt an. Wir legen fest, zu welchen Themen der Chatbot antworten darf und welche immer an einen Menschen gehen, etwa Reklamationen oder individuelle Angebote. Tonfall, Anrede, Antwortlänge und Vorstellung richten wir nach Ihrer Unternehmenskommunikation. Der Chatbot gibt sich immer als Chatbot zu erkennen.

  • Antwort nur aus gefundenen Passagen, mit Quelle
  • Liste der Themen, die immer an einen Menschen gehen
  • Tonfall und Anrede nach Ihrer Kommunikation
  • Der Chatbot gibt sich nicht als Mensch aus

Testfragen aus echten Anfragen

Vor dem Start stellen wir einen Fragenkatalog aus Ihren echten E-Mails, Anrufen und Formularen zusammen, auch umgangssprachliche und fehlerhaft geschriebene. Zu jeder Frage halten wir die erwartete Antwort und die Quelle fest. Dazu kommen Fragen, deren Antwort bewusst nicht in den Unterlagen steht, und Versuche, den Chatbot vom Thema abzubringen oder seine Anweisungen auszulesen. Nach jeder Änderung läuft der Katalog erneut, damit eine Korrektur keine andere Antwort beschädigt.

  • Fragen aus Ihrer tatsächlichen Kundenkommunikation
  • Fragen ohne Antwort in den Unterlagen: der Chatbot muss das zugeben
  • Versuche, Anweisungen zu umgehen oder abzuschweifen
  • Erneuter Durchlauf nach jeder Änderung

Die Website bleibt schnell

Das Chat-Widget laden wir erst, nachdem die Seite dargestellt ist, außerhalb des Teils, der über die Geschwindigkeit der ersten Anzeige entscheidet. So läuft es auch auf webforte.cz: Dort ist das Dotazio-Widget aktiv und die Website erreicht im Lighthouse-Test 100 Punkte. Besucher, die den Chat nicht brauchen, warten also nicht auf ihn, und die Werte, nach denen Google die Ladezeit bewertet, bleiben unberührt.

  • Verzögertes Laden des Widgets nach der Darstellung
  • Lighthouse-Messung vor und nach dem Einsatz
  • Dieselbe Lösung läuft auf unserer eigenen Website

Schutz vor Halluzinationen und Datenabfluss

Fehlerhafte Antworten eines Sprachmodells lassen sich nicht vollständig ausschließen. Man kann sie aber so eingrenzen, dass sie selten, nachvollziehbar und korrigierbar sind. Diese Schutzmechanismen richten wir bei jedem Chatbot ein.

Quelle der AntwortenDas Allgemeinwissen des Modells dient nicht als Faktenquelle.
Nur Ihre Unterlagen
QuellenangabeKunden und Sie können prüfen, woher die Information stammt.
Verweis auf die Quelle zur Antwort
Keine Antwort vorhandenStatt zu raten bietet er Telefon, E-Mail oder Formular an.
Offen sagen, Kontakt anbieten
Übergabe an MenschenReklamationen, Beschwerden, individuelle Angebote und alles, was Sie bestimmen.
Festgelegte Themen immer
ThemenbegrenzungEr hilft nicht bei Hausaufgaben und kommentiert keine Wettbewerber.
Außerhalb der Themen keine Antwort
GesprächsprotokolleUnbeantwortete Fragen zeigen, was in den Unterlagen fehlt.
Zur Verbesserung der Unterlagen
DatenBesucher werden über die Verarbeitung informiert, die Speicherdauer ist festgelegt.
Verarbeitung nach DSGVO, Speicherort nach Absprache
Vertrauliche InformationenDer Chatbot kann nichts preisgeben, was er nicht hat. Interne Dokumente filtern wir schon bei der Vorbereitung.
Gelangen nicht in die Unterlagen

Drei Arten von Chatbots im Vergleich

Unter dem Wort Chatbot werden drei recht unterschiedliche Dinge verkauft. Prüfen Sie vor dem Angebotsvergleich, um welche Art es sich handelt.

Tabelle seitlich wischen, um alle Spalten zu sehen.

Drei Arten von Chatbots im VergleichRegelbasierter ChatbotAllgemeiner KI-ChatUnsere EmpfehlungChatbot aus Ihren Unterlagen
Woher die Fakten stammenAus vorgefertigten AntwortenAus dem Allgemeinwissen des ModellsAus Ihren Dokumenten und Ihrer Website
Unerwartete FrageVersteht nicht, zeigt SchaltflächenAntwortet, auch ohne WissenAntwortet aus der Quelle oder übergibt
ÜberprüfbarkeitAntwort ist fest vorgegebenOhne QuelleVerweis auf konkrete Unterlage
PflegeBaum manuell anpassenWissen des Modells nicht steuerbarUnterlagen aktualisieren

Ein Chatbot aus Unterlagen beantwortet nichts, was dort nicht steht. Ändern sich Ihre Informationen täglich und hält sie niemand fest, ist sein Nutzen begrenzt.

So läuft die Einführung ab

Termin und Preis legen wir erst nach der Prüfung Ihrer Unterlagen fest, denn deren Zustand bestimmt den Aufwand stärker als die Technik. Die Zusammenarbeit läuft online.

  1. Beratung und Themenabgrenzung

    Wir klären, was Kunden Sie am häufigsten fragen, wo das am meisten Zeit kostet und was bei einem Menschen bleiben muss. Wir entscheiden, wo der Chatbot auf der Website sitzt und wohin er Anfragen übergibt.

    Ergebnis: Liste der Themen, die der Chatbot beantwortet, und derer, die er übergibt.

  2. Prüfung der Unterlagen

    Wir sichten Website, Dokumente und Ihre Standardantworten und markieren Widersprüche, veraltete Angaben und Lücken, die ergänzt werden müssen.

    Ergebnis: Verzeichnis der Unterlagen mit Verantwortlichen und Korrekturliste.

  3. Prototyp mit Ihren Unterlagen

    Wir bauen eine funktionierende Version auf Basis Ihrer echten Unterlagen und stellen einen Testkatalog aus realen Anfragen zusammen. Sie testen den Prototyp selbst und zeigen ihn den Mitarbeitern, die heute Kundenfragen beantworten.

    Ergebnis: Funktionierender Prototyp und Testkatalog mit erwarteten Antworten.

  4. Feinschliff und Einsatz

    Nach den Testergebnissen passen wir Unterlagen und Anweisungen an, richten die Übergabe an Menschen, den Datenschutzhinweis und das verzögerte Laden des Widgets ein. Dann schalten wir den Chatbot auf der Website frei.

    Ergebnis: Chatbot im Live-Betrieb mit eingerichteter Übergabe.

  5. Betrieb und Verbesserung

    Wir werten regelmäßig Gespräche aus, vor allem Fragen ohne gefundene Antwort. Daraus entsteht eine Liste fehlender Unterlagen. Nach jeder Änderung läuft der Testkatalog erneut.

    Ergebnis: Übersicht unbeantworteter Fragen und Vorschläge zur Ergänzung.

Was Sie erhalten

  • Einen Chatbot auf Ihrer Website, angebunden an Ihre Unterlagen
  • Bereinigte und ergänzte Unterlagen, die auch Ihrem Team dienen
  • Eine Liste der Themen, die der Chatbot beantwortet, und derer, die er übergibt
  • Einen Testkatalog mit erwarteten Antworten zur Kontrolle nach jeder Änderung
  • Zugang zu Gesprächsprotokollen und eine Übersicht unbeantworteter Fragen
  • Texte für den Datenschutzhinweis nach DSGVO
  • Eine Anleitung zur Pflege der Unterlagen und klare Zuständigkeiten

Wo wir das erprobt haben

Sie sind nicht unser erstes Chatbot-Projekt. Dotazio betreiben wir als eigenes Produkt im Echtbetrieb, und aus den PECKA-Kursen wissen wir, wie Menschen fragen, die nicht täglich mit KI arbeiten.

Für wen sich ein Chatbot lohnt

Passt, wenn

  • Sie immer wieder dieselben Fragen beantworten: Versand, Reklamation, Öffnungszeiten, Abläufe, Bedingungen
  • Ihre Informationen auf der Website oder in Dokumenten stehen oder Sie bereit sind, sie aufzuschreiben
  • Kunden auch abends und am Wochenende Antworten erhalten sollen und Komplexes ein Mensch übernimmt
  • Jemand bei Ihnen regelmäßig unbeantwortete Fragen sichtet und die Unterlagen ergänzt

Passt nicht, wenn

  • Sie den gesamten Kundenservice ersetzen wollen, einschließlich Reklamationen und Verhandlungen
  • Ihre Informationen sich täglich ändern und niemand sie festhält: der Chatbot weiß nur, was dokumentiert ist
  • Der Chatbot außerhalb Ihres Fachgebiets beraten oder einen Experten ersetzen soll
  • Sie den Chatbot starten und sich danach nicht mehr um die Unterlagen kümmern wollen

Häufige Fragen

Eine Preisliste veröffentlichen wir nicht, weil der Preis vor allem vom Zustand und Umfang der Unterlagen, der Zahl der Themen, der Art der Übergabe an Menschen und möglichen Anbindungen an weitere Systeme abhängt. Ein kleines Unternehmen mit übersichtlicher Website ist ein anderer Auftrag als eines, dessen Wissen in E-Mails verstreut ist. Den Preis ermitteln wir nach Beratung und Prüfung der Unterlagen.

Die technische Einbindung des Widgets geht schnell. Die meiste Zeit kosten die Vorbereitung der Unterlagen und die Tests mit echten Anfragen. Sind Ihre Informationen bereits sauber dokumentiert, geht es deutlich schneller, als wenn wir sie erst zusammentragen. Einen konkreten Termin nennen wir nach der Prüfung der Unterlagen, wenn klar ist, wie viel ergänzt werden muss.

Er sagt, dass er in den Unterlagen keine Antwort gefunden hat, und bietet den Kontakt zu einem Menschen an: Telefon, E-Mail oder Formular, je nach Einstellung. Solche Fragen landen in einer Übersicht unbeantworteter Anfragen, sodass Sie sehen, was fehlt, und es ergänzen können. Der Chatbot rät nicht und erfindet keine Antwort.

Bei einem Sprachmodell lässt sich ein Fehler nie ganz ausschließen, und wir behaupten nichts anderes. Wir begrenzen das Risiko: Antworten nur aus gefundenen Passagen, Quellenangabe, offenes Eingeständnis bei fehlendem Wissen und feste Übergabe bestimmter Themen an Menschen. Vor dem Start testen wir mit realen Anfragen, auch solchen ohne Antwort, und im Betrieb werten wir Gesprächsprotokolle aus.

Der Chatbot antwortet aus den Unterlagen, die Sie bereitstellen. Wenn Ihre Website und Dokumente auf Deutsch oder Englisch vorliegen, arbeitet er mit diesen Inhalten. Welche Sprachen er für Ihre Kunden abdecken soll, legen wir im Beratungsgespräch fest und prüfen es im Testkatalog mit Fragen in jeder vorgesehenen Sprache.

Wo Gespräche gespeichert werden und wie lange, vereinbaren wir vorab im Auftragsverarbeitungsvertrag. Besucher werden informiert, dass sie mit einem Chatbot sprechen und wie das Gespräch verarbeitet wird. Der Chatbot fragt nicht selbst nach personenbezogenen Daten, und in die Unterlagen gelangen keine. Für Ihre Datenschutzerklärung liefern wir eine Beschreibung der Verarbeitung.

Die gesamte Zusammenarbeit läuft online, und Sie sprechen direkt mit dem Entwickler, der den Chatbot baut, nicht mit einem Vertriebsteam. Webforte Technologies ist ein kleines Team in Prag, in derselben Zeitzone wie Deutschland und Österreich. Den Chatbot betreiben wir selbst als Produkt Dotazio, das Sie auf webforte.cz vorab testen können.

Ihnen. Die gemeinsam erstellten Unterlagen gehören Ihnen und lassen sich auch anderweitig nutzen, etwa als internes Handbuch für neue Mitarbeitende. Auf die Gesprächsprotokolle haben Sie Zugriff und können sie exportieren. Beenden Sie den Chatbot, übergeben wir Ihnen Unterlagen und Protokolle.

Den technischen Betrieb übernehmen wir. Der Inhalt ist Teamarbeit: Sie wissen, was sich im Unternehmen ändert, wir sehen in den Gesprächen, worauf der Chatbot keine Antwort hat. Wir schicken Ihnen regelmäßig eine Übersicht unbeantworteter Fragen mit Ergänzungsvorschlägen. Ändern Sie Preise oder AGB, genügt die Anpassung der Unterlage.

Testen Sie, wie der Chatbot Ihren Kunden antworten würde

Senden Sie uns den Link zu Ihrer Website und einige Fragen, die Kunden Ihnen am häufigsten stellen. Im Beratungsgespräch sichten wir Ihre Unterlagen, zeigen, was der Chatbot beantworten könnte und was er an Sie übergeben müsste, und erstellen ein Angebot.

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