KI-Schulung für Unternehmen an den Aufgaben, die Ihr Team jeden Tag erledigt

Im Büro wird täglich geschrieben, sortiert und nachgeschlagen. Hier spart KI die meiste Handarbeit, macht aber auch am häufigsten Fehler, die niemand prüft. Deshalb endet jede Übung mit einer Kontrolle gegen das Original: Beim Besprechungsprotokoll gleichen Sie die Aufgaben mit den Notizen ab, beim Vergleich zweier Vertrags- oder Preislistenversionen lassen Sie sich die Unterschiede auflisten und prüfen jeden einzeln. Antworten auf lange E-Mails bauen wir auf einer eigenen Anweisung im Stil Ihres Unternehmens auf, damit sie nicht nach Roboter klingen.

• Besprechungsprotokoll mit Aufgaben und Fristen → Prompt-Vorlage zur Wiederverwendung
• Antwort auf eine lange E-Mail in Ihrem Ton → eigene Anweisung mit dem Stil des Unternehmens
• Unterschiede zwischen zwei Vertrags- oder Preislistenversionen → Vorgehen, um das Ergebnis am Original zu prüfen

Der Vertrieb muss aus Gesprächsnotizen schnell eine Follow-up-Mail und einen CRM-Eintrag machen, das Marketing braucht Textvarianten für Tests. Beides schafft die KI, wenn sie weiß, was sie nicht erfinden darf. Wir üben Prompts, die die Marke halten und nur mit den Fakten arbeiten, die Sie liefern. Beim Wettbewerbsvergleich aus öffentlichen Quellen verlangen wir zu jeder Zahl eine nachprüfbare Quelle und zeigen, wie man Zahlen prüft, bevor sie im Angebot landen. Aus drei manuellen Schritten nach einem Termin wird so ein wiederholbarer Ablauf.

• Follow-up-Mail und CRM-Zusammenfassung aus Gesprächsnotizen → ein Ablauf statt drei manueller Schritte
• Wettbewerbsvergleich aus öffentlichen Quellen → Recherche mit nachprüfbaren Links
• Varianten einer Anzeige oder eines Posts für Tests → Prompt, der die Marke hält und keine Fakten erfindet

Die Geschäftsführung beschäftigt nicht, wie man eine bessere E-Mail schreibt, sondern wo KI im Unternehmen eingesetzt wird und nach welchen Regeln. Das Halbtagsprogramm hat höchstens 8 Teilnehmende, damit offen über konkrete Prozesse und Daten gesprochen werden kann. Gemeinsam entsteht der Entwurf einer internen Richtlinie auf einer Seite: was Mitarbeitende in KI-Dienste eingeben dürfen und was nicht. Wir wählen drei Prozesse für Pilotprojekte mit messbarem Ziel. Und wir vergleichen ChatGPT, Copilot und Gemini danach, worauf Ihr Unternehmen läuft und welche Lizenzen Sie bereits bezahlen.

• Regeln, was in KI-Dienste darf und was nicht → Entwurf einer internen Richtlinie auf einer Seite
• Auswahl der ersten Prozesse → drei Pilotprojekte mit messbarem Ziel
• Wahl zwischen ChatGPT, Copilot und Gemini → Vergleich von Lizenzen und Risiken für Ihre Situation

HR arbeitet mit personenbezogenen Daten von Bewerbenden, deshalb zählt hier am meisten, was nicht in die KI gehört. In der Schulung schreiben Sie eine Stellenanzeige, die der tatsächlichen Position entspricht, und speichern sie als Vorlage für weitere Ausschreibungen. Aus der Stellenbeschreibung entstehen Interviewfragen samt Hinweisen, woran man eine gute Antwort erkennt. Gesondert besprechen wir, wo KI im Recruiting an die DSGVO und den AI Act stößt und welche Schritte deshalb Handarbeit bleiben. HR soll wissen, wo KI hilft und wo ein Mensch entscheiden muss.

• Stellenanzeige, die der echten Position entspricht → Vorlage für weitere Ausschreibungen
• Interviewfragen aus der Stellenbeschreibung → Fragenset mit Hinweisen zur Auswertung
• Wo KI im Recruiting an Regeln und den AI Act stößt → Übersicht, was manuell bleibt und warum

Der Kundenservice beantwortet immer wieder dieselben Fragen. Aus diesen Fragen bauen wir in der Schulung einen Antwortsatz, den das Team teilt und mit dem KI arbeiten kann: kurze, eigenständige Antworten statt eines langen Dokuments. Wir üben einen Prompt für verärgerte Kunden mit festen Grenzen, was die Antwort nicht enthalten darf, damit die KI keinen Rabatt und keinen Termin verspricht, den das Unternehmen nicht gibt. Und wir zeigen, wie aus einer Woche Reklamationen ein Überblick für die Geschäftsführung wird, ohne ihn von Hand zusammenzustellen.

• Wiederkehrende Anfragen → gemeinsame Wissensbasis in einer Form, mit der KI arbeiten kann
• Antwort an verärgerte Kunden → Prompt mit Grenzen, was die Antwort nicht enthalten darf
• Eine Woche Reklamationen → Überblick für die Geschäftsführung ohne Handarbeit

Vor dem Termin füllt das Team einen Fragebogen aus: was es täglich tut, was es aufhält und auf welchen Werkzeugen das Unternehmen läuft. Aus den Antworten entstehen die Übungen. Im Workshop wird dann mit Ihren E-Mails, Tabellen und Dokumenten gearbeitet, nicht mit Beispielen aus dem Internet, die sich schlecht auf Ihre Arbeit übertragen lassen. Sitzen in der Gruppe tägliche KI-Nutzer neben Menschen, die sie noch nie geöffnet haben, teilen wir die Übungen nach Niveau auf.

• Fragebogen vor dem Termin
• Übungen mit Ihren E-Mails, Tabellen und Dokumenten
• Übungen nach Niveau in gemischten Gruppen

Der teuerste Fehler mit KI ist kein schlecht formulierter Prompt, sondern ein Ergebnis, das niemand geprüft hat und das beim Kunden landet. Jedes Thema endet deshalb mit einer Kontrolle: Abgleich mit dem Original, Prüfung der Quelle, Nachrechnen der Zahl. Wir zeigen typische Situationen, in denen ein Modell erfindet, etwa bei exakten Zahlen, Zitaten, Paragrafen oder Links. Wer die Schulung verlässt, weiß, wann er einem Ergebnis trauen kann, und hat ein Vorgehen, um es schnell zu prüfen.

• jede Übung endet mit einer Kontrolle
• typische Fehler: Zahlen, Zitate, Paragrafen, Links
• Prüfung in einer Minute statt einer Stunde

Mitarbeitende kopieren oft Verträge, personenbezogene Daten oder Preislisten in kostenlose KI-Dienste, weil niemand gesagt hat, dass das nicht erlaubt ist. In der Schulung zeigen wir, welche Daten in welchen Dienst gehören, wie man das Training mit Ihren Daten abschaltet und wo die Grenze der DSGVO liegt. Bei kostenlosen Versionen können Daten zum Training des Modells verwendet werden, deshalb empfehlen wir für Unternehmensdaten eine Business-Lizenz. Die Geschäftsführung erhält dazu den Entwurf einer internen Richtlinie.

• welche Daten in welchen KI-Dienst gehören
• Training mit Ihren Daten abschalten
• kostenlose vs. Business-Lizenz aus Datensicht
• Richtlinienentwurf im Geschäftsführungsprogramm

Wir wählen das Werkzeug nicht nach Trend. Bei Unternehmen mit Microsoft 365 schulen wir vor allem Copilot, weil die Mitarbeitenden ihn in Outlook, Word und Teams haben. Bei Google Workspace Gemini. Sonst ChatGPT und Claude. Entscheidend ist, welche Lizenzen Sie bereits bezahlen und wo Ihre Daten liegen dürfen. Für die Schulung reichen kostenlose Versionen, wir zeigen aber, was eine Business-Lizenz bringt und ob sie sich für Sie lohnt. So wird aus der ChatGPT-Schulung für Firmen keine Werbung für ein bestimmtes Produkt.

• Microsoft 365 → Copilot
• Google Workspace → Gemini
• sonst → ChatGPT und Claude
• Auswahl nach Lizenzen und Datenregeln

Workshops und das Geschäftsführungsprogramm leitet Miroslav Douda, Geschäftsführer von Webforte. Früher war er Lehrer, mit dem Team PECKA hat er über 9 000 Lehrkräfte geschult, heute entwickelt er Software mit KI. Die Firma betreibt eigene KI-Produkte, zum Beispiel den Chatbot Dotazio, der nur aus hinterlegten Unterlagen antwortet und die Quelle nennt. Wenn wir erklären, warum ein Modell erfindet und wie man es bei den Unterlagen hält, stammt das aus dem Betrieb eigener Anwendungen.

• über 9 000 geschulte Lehrkräfte mit dem Team PECKA
• eigene KI-Produkte im Live-Betrieb
• kleines Team, Sie sprechen direkt mit dem Trainer